Zakazivanje termina preko Vibera: kako da ti Viber puni raspored, a ne inbox

Klijentica iz Tuzle neće otvoriti tvoju web stranicu da zakaže feniranje. Ona će ti pisati na Viber, jer tamo piše i sestri, i komšinici, i grupi iz vrtića. U BiH je Viber i dalje prvi kanal za sve, WhatsApp drugi – i to se neće promijeniti zato što ti želiš urednije zakazivanje.

Zato ovaj tekst ne kaže „prestani koristiti Viber". Kaže suprotno: zakazivanje termina preko Vibera može odlično da radi, ali samo ako Viber ostane kanal za razgovor, a kalendar živi negdje drugo. Aplikacija nikad nije bila problem. Problem je što se raspored salona nalazi u 40 otvorenih chatova, a jedini ko ga vidi cijelog si ti. O tome zašto poruke same po sebi nisu sistem pisali smo ranije – ovdje je praktični dio.

Ključni uvid: Cilj nije manje Vibera, nego manje poruka po jednom terminu. Kad klijent sam izabere slobodan termin preko linka, razgovor od osam poruka postaje jedna poruka.

Viber business nalog za salon: podesi ga jednom, kako treba

Većina salona vodi sve sa privatnog broja vlasnice. Radi, ali izgleda kao da pišeš prijateljici, a ne firmi. Poslovni nalog podesiš za pola sata – evo šta da uneseš, bez obzira na to kako se opcije zovu u trenutnoj verziji aplikacije:

• Naziv i opis salona. Isto ime kao na Instagramu i Google profilu, da te klijent prepozna.
• Radno vrijeme i adresa. Klijent koji piše u 23h vidi da radiš od 9 do 19 i ne očekuje odgovor u ponoć.
• Link za zakazivanje na vidnom mjestu. U opis profila i u prvu poruku koju klijent dobije.
• Automatski odgovor za dobrodošlicu i van radnog vremena. Ako tvoja verzija aplikacije nudi automatske poruke, uključi ih: „Hvala na poruci! Slobodne termine vidiš i biraš ovdje: [link]. Na poruke odgovaramo radnim danima od 9 do 19h." Klijent dobije rješenje odmah, a ti ne kucaš ništa.
• Gotovi odgovori. Cjenovnik, lokacija sa mapom, upute za parking, priprema za tretman. Sačuvaj ih kao brze odgovore u aplikaciji ili u bilješkama na telefonu i kopiraj umjesto da kucaš.
• Zakačena poruka. U chatu sa stalnim klijentom zakači poruku sa linkom – kad sljedeći put otvori razgovor, link je na vrhu.

Ako je tvojim klijentima bliži WhatsApp, zakazivanje termina preko WhatsAppa ide po istim pravilima – samo se dugmad drugačije zovu.

Zakazivanje termina preko Vibera bez dopisivanja: link umjesto razgovora

Pravilo je jedno: na svako pitanje o terminu odgovaraš jednom porukom i linkom, a klijent sam bira slobodno vrijeme. Ti prestaješ da budeš kalendar.

Kako izgleda prije

Tipičan razgovor za šišanje od 30 KM u salonu u Banjoj Luci:

1. Klijentica: „Dobar dan, imate li šta slobodno u četvrtak?"
2. Ti (dva sata kasnije, između dvije klijentice): „Imamo u 11 i u 16h."
3. Klijentica: „11 mi ne odgovara, a 16 je kasno. Petak?"
4. Ti: „Petak je pun, može subota u 10?"
5. Klijentica: „Može, samo da provjerim s mužem."
6. Klijentica (sutradan): „Može subota u 10!"
7. Ti: „Subota u 10 je u međuvremenu otišla, imam 12h."
8. Klijentica: „Ok, 12h."

Osam poruka, dva dana, jedan termin od 30 KM – i ozbiljna šansa da si u međuvremenu nekom drugom obećala istih 12h.

Kako izgleda poslije

1. Klijentica: „Dobar dan, imate li šta slobodno u četvrtak?"
2. Ti: „Dobar dan! Sve slobodne termine vidiš ovdje i biraš šta ti odgovara: [link]. Čim potvrdiš, stiže ti potvrda."
3. Klijentica sama bira subotu u 12h, a termin ti ulazi u kalendar.

Ti šalješ jednu rečenicu, i to kopiranu.

	Prije	Poslije
Poruka po terminu	8	1
Vrijeme do potvrde	1–2 dana	par minuta
Ko provjerava slobodne termine	ti, iz glave	sistem, iz kalendara
Rizik duplog termina	visok	nikakav

Kako organizovati zakazivanje preko poruka: dvije navike

• Odgovor sa linkom je uvijek prvi odgovor. Ne „imamo u 11 i 16", nego link – i onda kad znaš da ima mjesta.
• Link je posvuda. U opisu naloga, u automatskom odgovoru, u zakačenoj poruci, ispod cjenovnika – i u Instagram bio-u, pa su zakazivanje preko Instagrama i preko Vibera isti proces sa dva ulaza.

Pravila za poruke koje i dalje stižu

Neće svi kliknuti. Gospođa koja ti 12 godina dolazi na farbanje i dalje će pisati „kao i uvijek, četvrtak?", i to je u redu. Bitno je samo da ti termini ne razvale sistem.

1. Fiksno vrijeme za odgovaranje. Dva ili tri puta dnevno – prije otvaranja, u pauzi i poslije zadnjeg klijenta. Napiši to u automatski odgovor; van tih prozora telefon je u fioci.
2. Jedan šablon za sve. Isti odgovor sa linkom za svakog. Izuzetak je samo klijent koji izričito kaže da ne želi link.
3. Svaki termin dogovoren porukom ili telefonom unosiš odmah u isti kalendar. Ne poslije, ne „kad završim s klijenticom". Odmah, u isti kalendar u koji ulaze i online rezervacije. Dva kalendara su najbrži put do duplog zakazivanja.
4. Nikad ne potvrđuj iz glave. „Može, četvrtak u 14" je obećanje. Prvo pogledaj kalendar, pa potvrdi. Nestrpljiv klijent će sačekati minutu; neće sačekati da mu na vratima kažeš da je termin zauzet.

Čemu služi Viber grupa ili broadcast (a čemu ne)

Viber grupa, zajednica ili broadcast lista odličan je alat za jedan smjer: ti obavještavaš, klijenti čitaju.

Dobro je za:

• Oslobođen termin. „Sutra u 15h se oslobodilo mjesto za manikir – ko prvi zakaže preko linka, njegov je." Link rješava ko je prvi, ne ti.
• Promjene rasporeda. Praznik, godišnji, kolegica bolesna, nova radnica u timu.

Nije za:

• Primanje termina. Dvadeset odgovora „ja!" u grupi gori je haos nego dvadeset privatnih poruka. Svaki „ja!" vodi na link.
• Dogovaranje detalja. Pitanje o nečijem terminu ide u privatnu poruku, ne u grupu.

Kratko pravilo: grupa objavljuje, link zakazuje.

Kako Buky radi uz Viber

Buky ne mijenja Viber, nego mu daje kalendar. Ovako to izgleda u salonu u Sarajevu ili Mostaru:

• Jedan link za zakazivanje. Šalješ ga u Viber poruci, staviš u automatski odgovor, zakačiš u chat, a u salonu ga odštampaš kao QR kod pored kase.
• Klijent vidi samo stvarno slobodne termine. Radno vrijeme i pauze uneseš jednom, svaka usluga ima svoje trajanje i cijenu, a van toga se ne može zakazati.
• Sve ulazi u jedan kalendar. I ono što je klijent sam zakazao, i ono što ti uneseš poslije poruke ili poziva. Svaka radnica vidi svoje termine, ti vidiš cijeli raspored na telefonu.
• Potvrda i podsjetnici idu sami. Klijent dobija automatsku potvrdu, a prije termina SMS ili e-mail podsjetnik. Saloni koji koriste podsjetnike bilježe do 50% manje nedolazaka.

Da bude jasno: Buky ne šalje poruke kroz Viber i ne čita tvoje chatove. Viber ostaje tvoj kanal za razgovor, Buky drži raspored.

Česta pitanja

Mogu li klijenti i dalje da zakažu tako što mi napišu poruku?

Da. Link je za one koji žele odmah, a poruke i dalje primaš. Razlika je samo u tome što taj termin odmah uneseš u isti kalendar, umjesto da ostane u chatu.

Šta ako starija klijentica ne želi da klika na linkove?

Za nju se ništa ne mijenja. Dogovorite se porukom ili telefonom kao i do sada, ti termin uneseš ručno, a ona svejedno dobije SMS podsjetnik dan ranije – što joj, iskreno, obično i najviše znači.

Treba li mi Viber Business nalog ili može obični?

Link za zakazivanje radi i sa običnog naloga. Poslovni nalog vrijedi zbog radnog vremena, opisa i automatskih odgovora – zahvaljujući njima klijent dobije link i kad ti ne stigneš da odgovoriš.

Zaključak: Viber za razgovor, kalendar za termine

Klijenti u BiH neće napustiti Viber, i ne treba. Podesi poslovni nalog, stavi link za zakazivanje na svako mjesto gdje klijent gleda, odgovaraj jednom porukom umjesto osam i svaki termin – online ili iz poruke – drži u istom kalendaru. Viber ti i dalje dovodi klijente, samo ti više ne vodi raspored.

Probaj Buky besplatno 14 dana i pošalji svoj link za zakazivanje na Viber još danas – bez unosa kartice i bez obaveza.

Pogledaj planove i cijene